POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NEXUS HSE — Anderson Osorio Versión 1.0 · Vigente desde el 05/10/2026

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen, Anderson Osorio, quien presta sus servicios bajo el nombre comercial Nexus HSE, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”). La Política aplica a los datos personales que se recolectan a través del sitio web https://nexus-hse.com, el correo electrónico, WhatsApp, el teléfono y durante la prestación de los servicios de consultoría y acompañamiento en campo.

1. Identificación del responsable del tratamiento

• Responsable: Anderson Osorio, persona natural, profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/HSE)
• Nombre comercial: Nexus HSE
• Documento de identidad: Cédula de ciudadanía n.º 1037608186
• NIT: 1037608186-8
• Dirección física: Av. 36 # 45-21, Bello, Antioquia
• Ciudad: Bello, Antioquia, Colombia
• Correo electrónico: Aosorio@nexus-hse.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 311 675 0151
• Sitio web: https://nexus-hse.com

2. Marco legal y ámbito de aplicación

Esta Política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Nexus HSE no administra datos financieros, crediticios ni comerciales con el fin de calcular riesgo crediticio ni reporta información a centrales de riesgo; por lo tanto, la Ley 1266 de 2008 (modificada por la Ley 2157 de 2021) no aplica a los tratamientos aquí descritos. Si en el futuro se realizara un tratamiento de esa naturaleza, se sujetará a dicha ley.

La Política aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos de Nexus HSE, en medio físico o digital, que permita su tratamiento dentro del territorio colombiano o fuera de él cuando le resulte aplicable la ley colombiana.

3. Definiciones

Para la interpretación de esta Política se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular en la que se le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante.
• Dato semiprivado: el que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento interesa a un sector o grupo de personas, como el cargo y la empresa en la que labora una persona.
• Dato privado: el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Datos sensibles: los que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales por parte del responsable a otro responsable, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera del país, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios

Nexus HSE aplica en el tratamiento de datos personales los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley y a sus normas reglamentarias.
• Finalidad: los datos se tratan para propósitos legítimos que se informan al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se realiza con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable; no se tratan datos parciales o que induzcan a error.
• Transparencia: el titular puede obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo son accesibles para el titular y las personas autorizadas; no se publican en internet ni en medios de divulgación masiva salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento de datos que no son públicos guardan reserva, incluso después de terminada su relación con Nexus HSE.

5. Datos personales que se recolectan

5.1. Formulario de contacto del sitio web

Nombre, empresa, cargo, teléfono, correo electrónico, ciudad, servicio de interés y el contenido del mensaje que el titular decida escribir. Se recomienda no incluir en el mensaje información de salud ni datos de terceros.

5.2. Contacto por WhatsApp, teléfono y correo electrónico

Nombre, número de teléfono, foto e información de perfil visible en WhatsApp, correo electrónico, el contenido de las conversaciones y los documentos o archivos que el titular envíe voluntariamente.

5.3. Datos de navegación y cookies

Datos técnicos que el servidor del sitio puede registrar de forma automática por razones de seguridad y funcionamiento: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, sistema operativo, páginas solicitadas y fecha y hora de acceso. Si el visitante lo acepta en el banner de cookies, Google Analytics 4 recoge además datos estadísticos de navegación, como páginas visitadas, tiempo de permanencia, tipo de dispositivo, ubicación aproximada (país o ciudad), sitio de procedencia y los eventos descritos en la sección 14.

5.4. Clientes y prestación del servicio

Datos del contacto de la empresa cliente (nombre, cargo, correo, teléfono, firma) y la información necesaria para cotizar, contratar, facturar y pagar. Durante el acompañamiento en campo pueden tratarse datos de los trabajadores y contratistas del cliente: nombre, número de documento, cargo, empresa, firmas en el análisis de trabajo seguro (ATS), permisos de trabajo y listas de asistencia, certificados de competencia (por ejemplo, de trabajo en alturas o espacios confinados), afiliación a seguridad social, y registros fotográficos o de video de las actividades. Los datos de salud se tratan conforme a la sección 6.

6. Datos sensibles

En la prestación de los servicios de SST pueden tratarse datos sensibles de los trabajadores del cliente, en particular:

• El certificado o concepto de aptitud médica ocupacional para trabajo en alturas, trabajo en caliente o espacios confinados, y las restricciones o recomendaciones médicas que afecten la ejecución segura de la tarea.
• Información sobre condiciones de salud reportadas antes de la actividad (por ejemplo, en listas de verificación pre-tarea).
• Fotografías y videos en los que pueda identificarse a la persona durante la actividad.

Nexus HSE no solicita ni conserva historias clínicas. Conforme a la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social, la historia clínica ocupacional es reservada; solo se recibe el concepto de aptitud que el empleador está autorizado a conocer.

El tratamiento de datos sensibles se sujeta a las siguientes reglas (artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015):

• Se requiere la autorización explícita del titular, salvo las excepciones legales.
• Se informará al titular cuáles de los datos solicitados son sensibles y la finalidad de su tratamiento.
• El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Esta autorización es facultativa. Sin embargo, si la normativa de SST exige verificar la aptitud médica para ejecutar una tarea de alto riesgo, sin esa verificación no podrá autorizarse la participación del trabajador en dicha tarea.
• Ninguna actividad se condiciona a que el titular suministre datos sensibles más allá de los estrictamente necesarios para la seguridad de la tarea.
• El acceso a estos datos se limita a quienes los necesitan para controlar el riesgo, y se aplican las medidas de seguridad de la sección 13.

Datos de trabajadores de los clientes. Cuando Nexus HSE trata datos de trabajadores por cuenta de la empresa cliente, actúa como encargado del tratamiento, y la empresa cliente es la responsable. En ese caso, el cliente garantiza que obtuvo la autorización de sus trabajadores, incluida la autorización explícita para datos sensibles, y Nexus HSE tratará esos datos solo según las instrucciones del cliente y para las finalidades del servicio contratado. Cuando Nexus HSE recolecte directamente esos datos en campo, solicitará la autorización con el formato que corresponda.

Niños, niñas y adolescentes. Nexus HSE no recolecta intencionalmente datos de menores de edad. Si llegara a hacerlo, respetará su interés superior y sus derechos fundamentales y contará con la autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

• Responder solicitudes, preguntas y mensajes recibidos por el formulario web, correo, WhatsApp o teléfono.
• Elaborar y enviar cotizaciones y propuestas de servicios.
• Prestar los servicios contratados: consultoría en SST, elaboración y revisión de ATS y permisos de trabajo, acompañamiento y supervisión en campo de trabajo en alturas, trabajo en caliente y espacios confinados, y la elaboración de informes y registros.
• Verificar, antes de autorizar una tarea de alto riesgo, la competencia, la afiliación a seguridad social y la aptitud médica de los trabajadores que la ejecutarán.
• Gestionar la relación contractual: facturación, pagos, cartera y soporte posterior al servicio.
• Hacer seguimiento comercial a cotizaciones y enviar información sobre servicios de Nexus HSE, siempre que el titular no se haya opuesto. El titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíe más información comercial.
• Mantener el funcionamiento y la seguridad del sitio web.
• Medir de forma estadística el uso del sitio web para mejorar su contenido y funcionamiento, solo cuando el visitante acepte las cookies analíticas.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de SST, y atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Atender auditorías, investigaciones de incidentes o reclamaciones relacionadas con los servicios prestados.

Nexus HSE no vende, alquila ni cede las bases de datos a terceros con fines comerciales.

8. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluidos los datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Nexus HSE.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocatoria o supresión no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que se modifique sustancialmente esta Política.

Pueden ejercer estos derechos el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación o el apoderamiento; y quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.

9. Responsable de la atención de consultas y reclamos

Las consultas, reclamos y solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria son atendidas directamente por Anderson Osorio, a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: Aosorio@nexus-hse.com, con el asunto “Protección de datos personales”.
• WhatsApp y teléfono: +57 311 675 0151. Disponibilidad 7 x 24. Los servicios requieren agenda mínima de 24 horas.
• Correspondencia física: Av. 36 # 45-21, Bello, Antioquia, Colombia.

Las solicitudes recibidas por WhatsApp o teléfono se registrarán y la respuesta se enviará por escrito al correo que indique el titular.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

10.1. Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012)

El titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de Nexus HSE. La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atenderla dentro de ese término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2. Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012)

Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o adviertan un presunto incumplimiento de la ley, pueden presentar un reclamo con el siguiente procedimiento:

• El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que lo originan, la dirección o correo para notificaciones y los documentos que se quieran hacer valer.
• Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atenderlo dentro de ese término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.3. Requisito de procedibilidad

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Nexus HSE (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

11. Autorización del titular

Nexus HSE solicitará la autorización del titular a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, informándole las finalidades del tratamiento y sus derechos. La autorización puede obtenerse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento (artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015). El silencio no se considera una conducta inequívoca.

• Formulario web: mediante una casilla de aceptación, no marcada por defecto, que enlaza a esta Política (ver Anexo).
• Cookies analíticas: mediante el botón «Aceptar» del banner de cookies del sitio. Sin esa aceptación, las cookies analíticas permanecen desactivadas.
• WhatsApp: en la primera respuesta se compartirá el enlace a esta Política. Continuar la conversación y suministrar datos para recibir una cotización o el servicio se entiende como conducta inequívoca de aceptación de las finalidades de las secciones 7 y 5.2.
• Trabajadores en campo: mediante un formato de autorización escrito, físico o digital, que incluye la autorización explícita y facultativa para datos sensibles.

Nexus HSE conservará prueba de las autorizaciones otorgadas. No se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; o datos relacionados con el Registro Civil de las Personas (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).

12. Transferencia y transmisión de datos

Para operar el sitio web, el correo, la mensajería y la medición analítica del sitio, Nexus HSE utiliza proveedores que actúan como encargados del tratamiento y que pueden almacenar la información en servidores ubicados fuera de Colombia, en particular en Estados Unidos:

La transmisión de datos a estos encargados se realiza para las finalidades de esta Política y bajo sus términos contractuales de confidencialidad y seguridad, o mediante un contrato de transmisión, conforme a los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Las transferencias internacionales se harán a países que ofrezcan un nivel adecuado de protección según la SIC o en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, incluido el consentimiento expreso del titular. Los datos de navegación solo se envían a Google LLC cuando el visitante acepta las cookies analíticas. Al aceptar esta Política, el titular autoriza la transmisión y transferencia internacional en los términos aquí descritos.

Los datos de trabajadores recolectados en campo solo se entregan a la empresa cliente para la que se prestó el servicio y, cuando lo exija la ley, a las ARL o a las autoridades competentes.

13. Seguridad de la información

Nexus HSE adopta medidas razonables para proteger los datos personales, entre ellas:

• Conexión cifrada (HTTPS) en el sitio web y el formulario.
• Acceso a cuentas de correo, almacenamiento y hosting con contraseñas robustas y verificación en dos pasos cuando el proveedor la ofrezca.
• Archivo de los documentos con datos sensibles (conceptos de aptitud, registros de salud pre-tarea) en carpetas separadas y de acceso restringido.
• Custodia de los formatos físicos de campo (ATS, permisos, asistencias) mientras dura el servicio y entrega al cliente a su cierre, sin conservar copias.
• Eliminación segura de la información cuando termine el plazo de conservación.

Si ocurre un incidente de seguridad que comprometa datos personales, Nexus HSE lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los titulares afectados, conforme al literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

14. Cookies y tecnologías similares

El sitio https://nexus-hse.com usa dos tipos de cookies y tecnologías similares:

• Necesarias: permiten que el sitio y el formulario funcionen correctamente y de forma segura. Entre ellas está la preferencia de consentimiento del visitante, que se guarda en el almacenamiento local del navegador (localStorage) con el nombre `nexus-consent`. No se usan para identificar al visitante ni con fines publicitarios.
• Analíticas (Google Analytics 4): las cookies `_ga` y `_ga_<ID>` permiten distinguir visitas y medir de forma estadística el uso del sitio. Se conservan hasta dos (2) años y solo se instalan si el visitante las acepta.

La analítica se implementa con Google Consent Mode v2, bajo estas condiciones:

• Las cookies analíticas están desactivadas por defecto y solo se activan cuando el visitante hace clic en «Aceptar» en el banner de cookies.
• Si el visitante hace clic en «Rechazar», las cookies analíticas siguen desactivadas.
• El visitante puede cambiar su decisión en cualquier momento desde el enlace «Preferencias de cookies» del pie de página.
• La dirección IP se anonimiza. No se usan funciones de publicidad, remarketing ni Google Signals.
• Se miden como eventos el envío del formulario de solicitud y los clics en los enlaces de WhatsApp y teléfono. Ningún dato personal escrito en el formulario se envía a Google.

El usuario también puede bloquear o eliminar las cookies en la configuración de su navegador. Si bloquea las cookies necesarias, algunas funciones, como el envío del formulario, podrían no operar correctamente. Si en el futuro se incorporan cookies publicitarias o de redes sociales, esta Política se actualizará antes de su uso y se solicitará el consentimiento previo del usuario.

15. Vigencia de la política y de las bases de datos

Esta Política rige a partir del 05/10/2026. Cualquier cambio sustancial, en especial en la identificación del responsable o en las finalidades, se comunicará a los titulares a través del sitio web o del correo electrónico antes de su implementación y, si afecta las finalidades, se solicitará una nueva autorización.

Los datos personales se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas, según los siguientes plazos:

16. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Según el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015 (modificado por el Decreto 090 de 2018), la obligación de inscribir las bases de datos en el RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio recae en las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y en las personas jurídicas de naturaleza pública. Como persona natural, Anderson Osorio, en principio, no está obligado a hacer esta inscripción. Si la normativa cambia o llegara a estar obligado, inscribirá sus bases de datos en el RNBD en los plazos que fije la SIC. Estado actual: No aplica (persona natural no obligada).

17. Aceptación

Quien suministra sus datos a través de los canales descritos y otorga su autorización acepta el tratamiento de sus datos personales conforme a esta Política. La versión vigente está disponible permanentemente en https://nexus-hse.com/politica-de-privacidad.

Anderson Osorio C.C. 1037608186 Responsable del tratamiento — Nexus HSE Bello, 05/10/2026

Anexo. Texto de autorización para el formulario web

Casilla de aceptación (obligatoria y sin marcar por defecto), ubicada antes del botón de envío del formulario:

☐ Autorizo a Anderson Osorio (Nexus HSE) a tratar mis datos personales para responder mi solicitud, enviarme una cotización, prestar el servicio y hacer seguimiento comercial, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales (https://nexus-hse.com/politica-de-privacidad). Sé que puedo conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos, y revocar esta autorización, escribiendo a Aosorio@nexus-hse.com.

Versión abreviada:

☐ Acepto la Política de Tratamiento de Datos Personales (https://nexus-hse.com/politica-de-privacidad) y autorizo el uso de mis datos para atender mi solicitud.

Mensaje para la primera respuesta en WhatsApp:

Hola, gracias por escribir a Nexus HSE. Sus datos se tratarán para atender su solicitud según nuestra Política de Datos Personales: https://nexus-hse.com/politica-de-privacidad. Si continúa la conversación, entendemos que la acepta.